Первым шагом к оптимизации бюджета деловых поездок является разработка тревел-политики компании. Согласно аналитическим данным компании Carlson Wagonlit Travel (один из пяти крупнейших мировых игроков в сфере делового туризма), в среднем экономия бюджета может составлять 15-20%.
В США расходы делового путешественника, который придерживается корпоративной тревел-политики, в среднем на $3 тыс. в год меньше коллеги, который её не соблюдает. Такие данные приводятся в докладе, подготовленном исследовательской компанией Rockbridge Associates по заказу Международной ассоциации делового туризма (Global Business Travel Association) и технологической корпорации Concur. С января по февраль 2013 года в опросе приняли участие около 2,5 тыс. деловых путешественников и свыше 300 тревел-менеджеров в США, Великобритании, Канаде, Франции, Германии и Австралии.
Цель тревел-политики – контролировать и оптимизировать расходы компании на командировки, систематизировать для сотрудников процесс подготовки и организации поездки. В этом документе прописаны процедуры бронирования, оплаты гостиничных номеров, билетов, подачи заявок на визы, правила аренды автомобилей, критерии выбора рейсов, класса обслуживания, правила соблюдения санитарно-гигиенических требований.
Также в ней отражены четкие инструкции по оформлению командировки - какие нужны чеки, документы, что должно быть в отчете, а также когда и куда он должен быть сдан. Кроме того, там прописаны единые требования для сотрудников одного уровня всех подразделений и филиалов компании, указаны бюджеты, в которые необходимо вписываться, а сам документ составлен с учетом требований штаб-квартиры и имиджа компании в целом.
Именно тревел-политика определяет, какой будет лимит на проживание в гостинице, сколько можно потратить на авиаперелет. Одним из основных вариантов решения этих вопросов могут являться корпоративные тарифы авиакомпаний и отелей, оговоренные в рамках трехсторонних соглашений между клиентами и поставщиками услуг при участии туристских агентств. При этом для компании предлагаются специальные тарифы, доступные только им. В этом случае тревел-политика компании может рекомендовать сотрудникам пользоваться услугами компаний, с которыми имеются выгодные условия сотрудничества, как ценовые, так не неценовые – в виде приоритетности обслуживания и, отсутствия штрафов, повышенных бонусов или других возможностей. Правильно составленная тревел-политика и правильное ее исполнение могут значительно снизить расходы вашей организации. В среднем, если брать период до использования подобного инструмента и период после ее применения, экономия может составлять 15-20% или даже 30%. За год компания может сэкономить не один миллион тенге.
Как правильно разработать тревел-политику?
Сразу необходимо отметить, что разработка политики - процесс достаточно трудоемкий и длительный. В его создании должны принимать активное участие не только тревел-менеджеры компании, но и юристы, бухгалтеры, специалисты по кадрам, а главное - люди, которые часто ездят в командировки. И прежде чем приступить к выработке политики командировок, необходимо ответить на следующие вопросы: насколько эффективны нынешние процедуры организации командировок? достигаются ли цели организации? Что вы бы хотите изменить и улучшить? Технология разработки тревел-политики предусматривает работу по нескольким направлениям: формирование целей и задач в сфере деловых поездок; определение и стандартизация организационных процессов (точное описание механизмов организации командировки от момента определения необходимости в поездке до учета расходов в финансовых службах компании); формирование правил работы с поставщиками туристических услуг; введение точных финансовых показателей (командировочные расходы, бюджеты на основные виды услуг, дополнительные расходы); распределение ответственности компании, организаторов поездки, участников поездки, поставщика туристических услуг.
Опыт крупных западных компаний свидетельствует, что тревел-политика должна включать следующие аспекты: процессы бронирования, процедуру оплаты и предоставления услуг, вопросы репутации компании, риски и забота об экологии. Результатом формирования политики деловых поездок является оптимизация процесса их организации. Оптимизация происходит за счет следующих факторов: - повышение эффективности распределения ресурсов компании; - сокращение количества рабочего времени сотрудников на организацию поездки (наличие прописанных инструкций, стандартов, технологий); - сокращение расходной части бюджета командировок (специальные тарифы, трехсторонние договора); облегчение задач управленческого учета. Обеспечить успех тревел-политики помогут четкие рекомендации для путешествующего и для бронирующего сотрудника; организация удобного доступа к подробной информации в необходимых случаях; вовлечение в процесс всех задействованных сотрудников и их личная заинтересованность; учет местных особенностей; регулярная коммуникация; структурированный процесс мониторинга и оценки.
Наличие у компании проработанной тревел-политики наряду с наличием собственной системы подготовки персонала, кредитной истории, позволяющей осуществлять заимствования, и других ключевых показателей увеличивает капитализацию компании и её рыночную стоимость. Если этот документ правильно составлен, то он делает бизнес-процессы, связанные с командировками, более прозрачными и приучает сотрудников к дисциплине в планировании поездок. И нужно помнить о том, что тревел- политика - это живой документ, он может и должен меняться с развитием компании.
Технологии управления бизнес-поездками
Одним из наиболее эффективных методов оптимизации расходов компании на бизнес поездки является автоматизированные системы управления бизнес-поездками, позволяющие контролировать соблюдение тревел-политики и планировать схему утверждения командировок. Эти современные онлайн решения, нацеленные на основные потребности корпоративных клиентов, быстро и легко настраиваются, не требуют дополнительных финансовых вложений и дают возможность: контролировать соблюдение внутренней политики бизнес-поездок компании, планировать схему утверждения командировок, чаще покупать услуги у предпочтительных поставщиков и назначать привилегии и ограничения для пользователей. Сотрудники компаний могут самостоятельно выбирать понравившийся вариант поездки, предложенный системой, основываясь на собственных предпочтениях.
При этом подбор осуществляется автоматически с учетом всех правил и условий тревел-политики компании. При необходимости можно также разрешить определенной категории сотрудников выходить за рамки политики, но с указанием причин и получения разрешения. Используя эту систему, сотрудник компании сможет, потратив пару минут, оформить свою бизнес поездку самостоятельно, отправлять онлайн запросы на утверждение поездок, узнать расписание рейсов, проследить за статусом подтверждения и забронировать поездку в режиме реального времени – всё это с учетом требований внутренних требований и тревел-политики компании. Для тревел-координатора подобное решение – отличный инструмент мониторинга и анализа затрат на командировки и получения данных в режиме реального времени. Данная система, помимо всего, помогает устранить бумажную волокиту, сокращает большое количество рутинной работы сотрудников компании, а также снижает риски и ошибки при коммуникации с турагентством в вопросах корректности и актуальности информации. Оптимизировать процесс оформления поездок своих сотрудников и сократить расходы на командировки можно с помощью онлайн решений по управлению бизнес поездками.
Согласно аналитике "Carlson Wagonlit Travel" использование подобных онлайн решений позволяет сэкономить до 15-20% суммарных командировочных расходов. Соблюдение мер по оптимизации расходов на деловые путешествия должно стать неотъемлемой частью бизнес стратегии. Важно, что одним из путей к повышению эффективности управления расходами является создание корпоративной культуры с четко определенными ценностями. Большую роль играет уровень стремления каждого отдельного сотрудника поддерживать политику компании относительно оптимизации расходов. На практике результативным инструментом часто оказывается система поощрений для сотрудников, соблюдающих меры по оптимизации расходов и стремящихся продвигать корпоративную культуру, а также возможность наказания сотрудников за несоблюдение требований компании и необходимости объяснить перерасход средств.
